誰でもできるイベント企画、講座開催の秘密の手引き

こんにちは。永田京子です。

NPO法人ちぇぶらでは、更年期の知識と対策ケア方法を伝える講師
更年期フィジカルケアインストラクターを育成しています。

伝えるスキルが身についてくると、今度は実際に人を前にした実践編のスタートです。

「初めてのイベントや講座の企画。一体何から始めたらいいの？？」
どんなにいいプログラムを持っていたとしても、
人のために役立つスキルを手に入れても届けなければ、もったいない！

そこで、誰でもできる！イベント企画から、終了後までの流れをまとめました。

ー「ちぇぶら」講座開催の手引きよりー

1.講座の開催目的・対象者を決める

①なぜ講座をするのですか？
例）人と人をつなげたい、誰かに知識を提供したい、何かを実現する機会を与えたい　など②対象者は誰ですか？？
どんなお客さんに来てもらいたいですか？年齢層、興味、職業、性別、生活環境など

2.講座の内容、タイトルを決める

講座の内容は、ちぇぶら「イベント企画シート」を使って作成するのがオススメです。
企画に必要なことが抑えられます。
また、「みんな〜」と呼びかけても、誰も振り向きませんが
「あなたが対象ですよ」ということがわかると、人は関心を持ちます。
対象者が分かるタイトルを設定しましょう。

３.講座の開催日程・時間を決める

その日程や時間は、対象にしたい層にとって親切でしょうか。（例えば働く女性向けに開催したいのに、平日の昼間に企画していたり、子育て中の方を対象にしたいのに夜間に企画していたら、参加へのハードルが高いですよね。対象としたい層はその時間に来られるでしょうか。）

４.講座の会場を決める

費用面でのお勧めは、比較的安価で借りられる公民館などの会議室を借りることですが、規定がある場合もあるので事前に確認しましょう。そのほかには、民間の会議室やレンタルスペースなどがあります。料金は１時間あたり、1,000～5,000円等様々。会場の手配は1~２か月前には行うことをお勧めします。

5.講座の構成・タイムスケジュールを決める

目的に合わせて、講座の構成や時間を決めましょう。

6.参加費を決める

・無料にする場合
メリット：セミナーの参加費を無料にすると、参加のハードルが低くなるため、集客がしやすいです。告知などで、行政の協力が得られやすいです。集金などの手間がかかりません。
デメリット：申し込む側が、「無料ならとりあえず申し込んでおこう」という心理も働きやすく、当日のドタキャンや無断欠席が増える可能性があります。
他の収益源がない場合、活動の継続が困難になります。

・有料にする場合
メリット：掲げるテーマに対して関心を持っている人たちが集まりやすくなるため、イベントが盛り上がりやすくなります。活動継続のための資金源になります。
デメリット：集金などの手間が増える。内容に応じて最適な金額を設定する必要がありますので、イベントに参加した人たちが納得できる金額を設定すること必要です。

7.集金インフラを準備する

当日会場での現金集金ですか？それとも、事前振込ですか？事前振込は、銀行振込ですか？クレジットカード払いですか？PeatixやPayPalなど個人でも利用できるさまざまなサービスがあります。領収書の準備は大丈夫ですか。

8.告知する

会場が決まりましたら、速やかに告知を開始します。
以下の情報を必ず入れて、チラシやウェブで告知ください。

ホームページやSNSを利用して告知をする場合は、「申し込みフォーム」を作成することがオススメです。「メールや電話でお申し込み下さい」という文面では、受講者さんの申し込み作業の負担と、申込への心理的なハードルが高くなってしまう可能性があります。また、「申し込みフォーム」の中には、自動返信機能付きのメールフォームもあります。

フォームメーラー：
⇒ https://ssl.form-mailer.jp/

また、一度でも開催実績のあるセミナーである場合、「受講者の声」の掲載をするといいですよ！

集客にあぐらをかいていても、届けたい人に届きません。
どういうところに告知する？？の事例はコチラ＾＾

9.受講者の受付や人数の管理

⑴申込時の受付の返信メール
⑵事前案内メール（開催日の3日前に送ってください）
(3)開催終了後のお礼のメール
スムーズに返信ができるように、これらのメールのひな形は事前に作成しておきましょう。

10.当日に必要な資料、持ち物を準備する

講師が準備するもの
①プロジェクターを利用の場合はパソコンと接続アダプター
②配布資料（参加人数分）
③アンケート（参加人数分）
④領収書・印鑑
⑤ストップウォッチ
⑥筆記用具（テーブルがない場所ではアンケートをご記入頂く際のバインダー）
⑦水分補給のための飲み物

11.事前連絡メールをする

開催日の3日前に送ってください。

また、集客は最後まで諦めずに続けます。開催寸前に申し込みが入ったりすることがあります。予定が空いた日にセミナーを探している人もいます。

初回開催は友人、知人が集まってくれるかもしれませんが、一定割合の新規の受講者を獲得していかない限り、どんなイベントでも、どんなビジネスでも、尻すぼみになってしまいます。継続的な挑戦し続けることが必要です。

事故や病気などで、万が一、開催ができなくなってしまった時には。
開催が叶わない場合は代講をご自身で立てるか、それが難しい場合はイベントを中止にします。その際は、申し込みのご参加者お１人お１人への連絡を必ずしてください。

12.講座開催

講座の開催日は講師、スタッフの遅刻は「絶対に」許されません。特に、遠方であったり、自然の影響（大雨や強風など）で公共交通機関がストップしてしまいそう、などの場合には、前日に会場近くのホテルに泊まるくらいの準備が望まれます。

当日は開催の30分前には会場に入ります。会場の準備、座席の配置や資料の配布、プロジェクター、スクリーンの設置、マイクを使う場合は音声のチェック、空調の確認をしましょう。

受付時間になったら、受講者の受付、（必要な場合は集金）を行います。
★「笑顔」でお出迎えください。
★ホスピタリティ（おもてなし・喜び）で受講者を感動させましょう。

講座の進行。アンケートの実施、回収。講座の終了後は、受講者さんの客だし、会場の原状復帰、ゴミ捨て、会場の管理事務所への挨拶を行います。

講座中の写真を撮っておくことがオススメです。ブログやホームページでの貴重な宣伝素材になります。

13.講座開催後は受講者にお礼のメール

開催当日、もしくは翌日中に、ご参加者に参加お礼のメールを送ります。

14.振り返り

アンケートを見直し、振り返りを行います。次回の講座開催時に活かしましょう。

15.開催報告

開催当日、もしくは翌日中に、HPやブログやSNSで開催報告をします。

 

以上です。最初は大変かもしれませんが、
一度講座やイベントを企画して流れがわかると
次回からは最初の大変さはグッと下がるはずです。
皆様の活動が多くの必要とされる方に届きますように！！

永田京子